Så hjälper Svefa Lejonfastigheter att driva och förvalta Linköpings viktigaste hus

I drygt tjugofem år har Lejonfastigheter försett Linköpings kommun med funktionella och ändamålsenliga fastigheter och lokaler. Det handlar om alla typer av byggnader från skolor och förskolor till byggnader för samhällsservice, idrottshallar och stadens publika hus. Gemensamt för Lejonfastigheters kunder är att de ställer höga krav på lokalernas drift och underhåll. Deras verksamhet är ofta av sådan art att driftstörningar ställer till stora besvär för nödvändiga samhällsfunktioner som skolor och omsorg. För att lyckas med att skapa och implementera en effektiv driftsprocess har Lejonfastigheter tagit hjälp av Svefa för att utveckla och implementera strategi, organisation och arbetssätt. Vi fick en pratstund med Stefan Sundström som är ansvarig för uppdraget om vilka utmaningar och möjligheter som funnits samt vilka erfarenheter man dragit.

Vad var det för problem eller utmaning som Lejonfastigheter upplevde

Lejonfastigheter har en omfattande portfölj av 243 fastigheter alla med olika förutsättningar och underhållsstatus. Några av objekten är dessutom ”speciella hus” som innehåller mycket teknik, kräver 24 timmars drift och en mycket hög driftsäkerhet. Det handlar om allt ifrån SAAB Arena som är publiktät till räddningsstationer. De problem som man upplevde var bland annat att reparationskostnaderna ökade och man var tvungen att lägga mycket tid på ”brandkårsutryckningar”. 

Varför valde Lejonfastigheter att ta stöd av Svefa i driftsprocessen?

Dels hade Lejonfastigheter bestämt sig för att ta tag i problemen dels stod de inför en ny upphandling av driften. Det som gjorde att de tog in hjälp från Svefa var att Lejonfastigheter hade erfarenhet av AFF men det var få på företaget som hade kompetensen. Utöver det hade man tidigare upplevt en svår implementeringstid vid ett nytt driftavtal och ett avtal som tog lång tid att få att fungera. Lejonfastigheter ville skapa bättre förutsättningar för en väl fungerande drift och driftavtal vid den här upphandlingen och tog därför hjälp av expertkompetens från Svefa.

Hur gick Svefa tillväga för att hjälpa Lejonfastigheter?

Vi började med en översyn av deras befintliga struktur. Vi kunde konstatera att Lejonfastigheter inte hade en driftorganisation som var anpassad eller kunde möta de behov som det nya synsättet innebar. Vi hjälpte dem att bygga en organisation som kunde möta upp leverantörerna och utbildade Lejonfastigheter i Aff. Vi hjälpte dem med två nya driftupphandlingar som tydliggjorde kravställningar på leverantörerna och synliggjorde beställaren hos leverantörerna för att på så sätt möjliggöra att driften drivs i nära samklang med leverantörerna.

Dessutom skapade vi en avvecklingsplan för att säkerställa en bra övergång från de gamla avtalen till de nya avtalen.

Vad är resultatet av den nya strukturen och driftupphandlingen?

Det har skapat flera tydliga fördelar och nyttor. Framförallt har det frigjort tid för fastighetsförvaltarna och det innebär att de kan lägga mer tid ute hos kund. Lejonfastigheter har även blivit en bättre beställare, dels genom tydlig kommunikation dels genom att de ser leverantörerna som en del av sin organisation. På så sätt har leverantörernas leverans blivit både effektivare och bättre. 

Genom projektet, som genomförts tillsammans med Lejonfastigheter, har vi bidragit till att kunderna känner sig nöjdare. Vi har tagit fram goda förutsättningar för driften att öka driftsäkerheten samt en kostnadseffektiv leverans som ger hus som mår bra. Dessutom har det påverkat den interna arbetsmiljön på ett positivt sätt. 

Hur lång tid tog det att implementera en effektiv upphandlingsprocess av drift och underhåll?

Det enkla svaret är att det aldrig tar slut, det är en ständigt pågående utveckling. Men vi påbörjade arbetet i november 2018 och Lejonfastigheter används nu som ett föregångsexempel i branschen. Vilket är ett riktigt gott betyg för Lejonfastigheter och den utveckling som man haft.

Stefan Sundströms 6 bästa råd för att lyckas med driftupphandlingar

  1. En bra upphandling startar med bra underlag på vad som ska upphandlas. Sätt av tid till förarbetet. 
  2. Vad vill vi uppnå med upphandlingen? Definiera den kvalitet som ni vill ha och önskar.
  3. Gör en marknadsanalys! Vad kan marknaden erbjuda? Vilka är leverantörerna på marknaden? Är nivån på kraven rimliga?
  4. Bemanna en organisation för såväl upphandlingen som för implementeringen. Beställaren bör på ett tidigt stadium utse personer i den egna organisationen som ska jobba med upphandlingen och implementeringen. Säkerställ olika kompetenser med exempelvis beställare som representerar verksamheten, miljö-, säkerhetssamordnare, jurist, ekonom etcetera.
  5. Se implementeringsprocessen som ett gemensamt projekt mellan beställare och leverantör. Undvik ”Vi-och-dom” diskussioner. Gå mot det gemensamma målet.
  6. Använd specialister med kompetens och erfarenhet.  Svefa har den nödvändiga kompetensen, erfarenheten och nätverket. Det innebär att även de mest komplicerade upphandlingarna inte bara lyckas utan att de även implementeras framgångsrikt. Kontakta någon av våra specialister eller skicka epost till forvaltningsradgivning@svefa.se så säkerställer vi att din upphandling blir lyckosam i alla delar.

Vill du veta mer om hur Svefa kan hjälpa dig att lyckas med hela driftsprocessen? Varmt välkommen att kontakta oss:

Stefan Sundström

Förvaltningsrådgivning

010-603 86 51 stefan.sundstrom@svefa.se
Sara Jacobsson

Affärsområdeschef Förvaltningsrådgivning

010-603 87 49 sara.jacobsson@svefa.se
Vi använder cookies på denna webbplats. Läs mer om vad det innebär.