Hur säkerställer man att den tekniska driften och förvaltningen av Sveriges järnvägsstationer och fastigheter till ett värde om 18 miljarder funkar?

När det kommer till teknisk drift och förvaltning av fastigheter, är hög kvalitet och tillförlitlighet viktigt ur flera olika aspekter för fastighetsägare. Det handlar om miljö, energi, säkerhet, fastighetsvärden men kanske framförallt om att kunna erbjuda en bra kundupplevelse och kundnöjdhet. Men för en fastighetsägare som Jernhusen, som äger avancerade fastigheter som järnvägsstationer, underhållsdepåer och kombiterminaler, är den tekniska driften och förvaltningen av avgörande strategisk betydelse för bolagets utveckling.

Jernhusen äger idag cirka 149 fastigheter över hela Sverige med ett marknadsvärde på 17,7 miljarder kronor. Deras fastigheter är i huvudsak järnvägsrelaterade som järnvägsstationer, underhållsdepåer och kombiterminaler, men de har även en del kontorsfastigheter i stationsnära lägen. Jernhusen bildades vid årsskiftet 2000/2001 i samband med bolagiseringen av affärsverket Statens Järnvägar och är ett aktiebolag som ägs av svenska staten.

Det finns stora utmaningar med att hitta rätt leverantörer när man som Jernhusen har ett rikstäckande bestånd av fastigheter som är både avancerade och har höga krav på driftsäkerhet. Det kan till exempel vara svårt att få en jämn och hög kvalitet.

I samband med att de dåvarande avtalen för teknisk drift och förvaltning löpte ut och det var dags att göra en ny upphandling valde Jernhusen att ta hjälp av Svefa för att stötta organisationen i upphandlingsfasen och vid implementeringen av de nya avtalen. Vi tog en pratstund med Henrik Engqvist som är senior konsult på Svefa Förvaltningsrådgivning. Henrik var projektledare för implementeringen och driftsättningen av de nya avtalen.

Vad var det för problem som Jernhusen upplevde?

Jernhusen upplevde att de fick en ojämn kvalitet i leveransen av den tekniska driften och förvaltningen som både drev kostnader och ledde till ett internt missnöje på grund av merjobb som den bristfälliga leveransen ledde till.

Varför valde Jernhusen att ta stöd i upphandlings- och implementeringsprocessen?

Jernhusen behövde hitta en eller flera leverantörer som kunde erbjuda rikstäckande, kvalitetssäkrad teknisk drift och förvaltning men eftersom det är en stor och omfattande upphandling så är det ganska komplicerat. Jernhusen upplevde att det dels skulle vara ett alldeles för omfattande projekt för att man skulle hinna med det med interna resurser. Dessutom ställs det väldigt höga krav på att man har specifik kompetens och erfarenhet för att lyckas med en sådan upphandlingsprocess och sedan även med implementeringen.   

Hur såg processen ut?

Svefa har varit med från början i projektet och hjälpt Jernhusen både i upphandlingsfasen och som beställarstöd vid implementeringen. Med vår omfattande erfarenhet och unika kompetens av upphandlingar kunde vi hjälpa Jernhusen att identifiera och tydliggöra de faktorer som är viktiga för dem. Vi kunde också strukturera upphandlingsprocessen så att både de aktörer som lämnade anbud och utvärderades och Jernhusen hade en tydlig bild av hur processen fungerade och fortskred. 

Dessutom valde Jernhusen att ta hjälp av Svefa i implementeringsfasen av det nya avtalet. Vi har fungerat som ett beställarstöd vilket har inneburit en trygghet för både Jernhusen och de nya leverantörerna.

Svefa visade på djup kunskap och förståelse för de krav och förväntningar vi hade på leveransen, vilket speglade sig väl i förfrågningsunderlaget. Att man dessutom kunde tillföra särskilda resurser i samband med implementeringen av det nya avtalet gav en stor trygghet i vår egen beställarorganisation”, säger Christer Egli, driftsamordnare och avtalsansvarig på Jernhusen.

Tyvärr är det ju allt för vanligt att man i en upphandlingsprocess inte löper linan ut. All kraft läggs på själva upphandlingen och avtalsskrivandet, vilket kan innebära att luften lite har tagit slut när det är dags för implementering. Det finns många exempel på bra genomförda upphandlingar där implementeringen inte fungerat. 

Hur lång tid tog upphandlingen och implementeringen?

Det nya avtalet har nu rullat i sex månader och Jernhusen kan redan se att de har fått en jämnare och högre kvalitet. De upplever dessutom att proaktiviteten från de valda leverantörerna är mycket högre än tidigare. Det har varit en lång och omfattande process som inleddes 2018 med upphandlingen som tog 12 månader. Själva implementeringen tog sex månader och var klar i april 2019.

Slutligen, vilka är dina bästa tips för en lyckad upphandling och implementering?

1. En bra upphandling startar med bra underlag på vad som ska upphandlas. Sätt av tid till förarbetet. 

2. Vad vill vi uppnå med upphandlingen? Definiera den kvalitet som ni vill ha och önskar.

3. Gör en marknadsanalys! Vad kan marknaden erbjuda? Vilka är leverantörerna på marknaden? Är nivån på kraven rimliga?

4. Bemanna en organisation för såväl upphandlingen som för implementeringen. Beställaren bör på ett tidigt stadium utse personer i den egna organisationen som ska jobba med upphandlingen och implementeringen. Säkerställ olika kompetenser med exempelvis beställare som representerar verksamheten, miljö-, säkerhetssamordnare, jurist, ekonom etcetera.

5. Se implementeringsprocessen som ett gemensamt projekt mellan beställare och leverantör. Undvik ”Vi-och-dom” diskussioner. Gå mot det gemensamma målet.

6. Använd specialister med kompetens och erfarenhet.  Svefa har den nödvändiga kompetensen, erfarenheten och nätverket. Det innebär att även de mest komplicerade upphandlingarna inte bara lyckas utan att de även implementeras framgångsrikt. Kontakta någon av våra specialister eller skicka epost till forvaltningsradgivning@svefa.se så säkerställer vi att din upphandling blir lyckosam i alla delar.

För mer information om Svefa Förvaltningsrådgivning, kontakta

Henrik Engqvist

Förvaltningsrådgivning

010-603 87 39 henrik.engqvist@svefa.se
Sara Jacobsson

Affärsområdeschef Förvaltningsrådgivning

010-603 87 49 sara.jacobsson@svefa.se
Vi använder cookies på denna webbplats. Läs mer om vad det innebär.