I drygt tjugofem år har Lejonfastigheter försett Linköpings kommun med funktionella och ändamålsenliga fastigheter och lokaler. Det handlar om alla typer av byggnader från skolor och förskolor till byggnader för samhällsservice, idrottshallar och stadens publika hus. Gemensamt för Lejonfastigheters kunder är att de ställer höga krav på lokalernas drift och underhåll. Deras verksamhet är ofta av sådan art att driftstörningar ställer till stora besvär för nödvändiga samhällsfunktioner som skolor och omsorg.
Uppdraget
För att lyckas med att skapa och implementera en effektiv driftsprocess har Lejonfastigheter tagit hjälp av Svefa för att utveckla och implementera strategi, organisation och arbetssätt.
I uppdraget ingick:
- Genomlysning av befintlig driftorganisation
- Analys av kund och hyresgästers behov och krav
- Utveckliande av ny strategi, organisation och arbetssätt för driften
- Upphandling av driftsleverantörer utifrån ny strategi och arbetssätt
- Implementeringsstöd vid driftsättning av nya avtal
- Stöd och rådgivning under hela processen
Så tog vi oss an uppdraget
Lejonfastigheter hade bestämt sig för att ta tag i de problem som de upplevde och de stod dessutom inför en ny upphandling av driften.
Det som gjorde att de tog in hjälp från Svefa var att Lejonfastigheter hade erfarenhet av AFF men det var få på företaget som hade kompetensen. Utöver det hade man tidigare upplevt en svår implementeringstid vid ett nytt driftavtal och ett avtal som tog lång tid att få att fungera.
Lejonfastigheter ville skapa bättre förutsättningar för en väl fungerande drift och driftavtal vid den här upphandlingen och tog därför hjälp av expertkompetens från Svefa.
Utmaningar
Lejonfastigheter har en omfattande portfölj av 243 fastigheter alla med olika förutsättningar och underhållsstatus. Några av objekten är dessutom ”speciella hus” som innehåller mycket teknik, kräver 24 timmars drift och en mycket hög driftsäkerhet. Det handlar om allt ifrån SAAB Arena som är publiktät till räddningsstationer. De problem som man upplevde var bland annat att reparationskostnaderna ökade och man var tvungen att lägga mycket tid på ”brandkårsutryckningar”.
Så gick vi tillväga
Vi började med en översyn av deras befintliga struktur. Vi kunde konstatera att Lejonfastigheter inte hade en driftorganisation som var anpassad för eller kunde möta de behov som det nya synsättet innebar.
Vi hjälpte dem att bygga en organisation som kunde möta upp leverantörerna och utbildade Lejonfastigheter i Aff. Vi hjälpte dem med två nya driftupphandlingar som tydliggjorde kravställningar på leverantörerna och synliggjorde beställaren hos leverantörerna för att på så sätt möjliggöra att driften drivs i nära samklang med leverantörerna.
Dessutom skapade vi en avvecklingsplan för att säkerställa en bra övergång från de gamla avtalen till de nya avtalen.
Pressmeddelande från Lejonfastigheter 2020-11-12
Effektivare och bättre drift ger mer tid för kundrelation
Projektet skapade flera tydliga fördelar och nyttor. Framförallt frigjordes tid för fastighetsförvaltarna vilket innebar att de kan lägga mer tid ute hos kund. Lejonfastigheter har även blivit en bättre beställare, dels genom tydlig kommunikation dels genom att de ser leverantörerna som en del av sin organisation. På så sätt har leverantörernas leverans blivit både effektivare och bättre.
Genom projektet, som genomförts tillsammans med Lejonfastigheter, har Svefa bidragit till att kunderna känner sig nöjdare.
Vi har tillsammans med Lejonfastigheter tagit fram goda förutsättningar för att öka driftsäkerheten samt en kostnadseffektiv leverans som ger hus som mår bra. Dessutom har det påverkat den interna arbetsmiljön på ett positivt sätt.
Hur lång tid tar det att implementera en effektiv upphandlingsprocess av drift och underhåll?
Det enkla svaret är att det aldrig tar slut, det är en ständigt pågående utveckling. Men vi påbörjade arbetet i november 2018 och redan efter 12 månader används Lejonfastigheter nu som ett föregångsexempel i branschen. Vilket är ett riktigt gott betyg för Lejonfastigheter och den utveckling man haft.
”Vi valde att ta in Svefa som förstärkning för att avlasta vår interna driftorganisation. Tillsammans med Svefa tog vi fram ett fungerande arbetssätt för den interna driften av Lejonfastigheters hus. Vi byggde den interna driftorganisationen för att hantera driften i enlighet med det nya arbetssättet. De hjälpte oss även med att arbeta fram nya, effektiva och ändamålsenliga driftavtal med våra leverantörer.”
Svefas 6 bästa råd för att lyckas med driftsupphandlingar
- En bra upphandling startar med bra underlag på vad som ska upphandlas. Sätt av tid till förarbetet.
- Vad vill vi uppnå med upphandlingen? Definiera den kvalitet som ni vill ha och önskar.
- Gör en marknadsanalys! Vad kan marknaden erbjuda? Vilka är leverantörerna på marknaden? Är nivån på kraven rimliga?
- Bemanna en organisation för såväl upphandlingen som för implementeringen. Beställaren bör på ett tidigt stadium utse personer i den egna organisationen som ska jobba med upphandlingen och implementeringen. Säkerställ olika kompetenser med exempelvis beställare som representerar verksamheten, miljö-, säkerhetssamordnare, jurist, ekonom etcetera.
- Se implementeringsprocessen som ett gemensamt projekt mellan beställare och leverantör. Undvik ”Vi-och-dom” diskussioner. Gå mot det gemensamma målet.
- Använd specialister med kompetens och erfarenhet. Svefa har den nödvändiga kompetensen, erfarenheten och nätverket. Det innebär att även de mest komplicerade upphandlingarna inte bara lyckas utan att de även implementeras framgångsrikt. Kontakta någon av våra specialister eller skicka epost till forvaltningsradgivning@svefa.se så säkerställer vi att din upphandling blir lyckosam i alla delar.
Per Ollas
Affärschef Förvaltningsrådgivning
Affärschef Upphandlingsstöd
Per har drygt 30 års erfarenhet inom fastighets- och FM-branschen. Han har arbetat brett med större komplexa upphandlingar och outsourcingar och specialiserat sig inom upphandlingar inom entreprenadjuridik med upphandlingsregelverken Aff, AB, ABT och ABK. Per håller utbildningar och föreläsningar inom dessa ämnen och anlitas ofta som specialist vid tvister eftersom han är ledande expert på Aff och har varit aktiv i utvecklandet av systemet sedan 2006.
Per har också en lång erfarenhet av att arbeta med organisationsutveckling, kalkylering, nyckeltal, personaldimensionering o d inom fastighetsföretagande och FM. Per har också en bakgrund att arbetat med utveckling och marknadsföring av drift- och underhållssystem samt genomfört analyser av affärskritiska fastighetssystem. Han har även arbetat med stadsutveckling inom ramen för fastighetsägande med inriktning mot ombyggnad, brottsförebyggande åtgärder, ombildning till bostadsrätt, arbete mot olaga andrahandsuthyrning, information och sociala insatser.
Per är affärschef och ansvarar för Upphandlingsstöd, den enhet inom Förvaltningsrådgivning som främst genomför upphandlingar inom Aff, AB, ABT och ABK men som också har kompetens inom kalkylering, personaldimensionering o d.
Här kan du läsa mer av och med Per:
