Hur omfattande ska ett upphandlingsunderlag vara?

Överlasta inte förfrågningsunderlaget när du ska handla upp tjänsteentreprenader inom fastighetsförvaltning, teknik, utemiljö och städning, råder upphandlingsexperten Per Ollas på Svefa. – Det viktigaste är att objektsbeskrivningen innehåller rätt saker och som är kalkylerbara.

Det gäller alltså att bara ta med sådant som är relevant för uppdraget.

– Jag har genom åren sett många förfrågningsunderlag där man stoppar in mycket irrelevanta saker som till exempel ritningsunderlag och andra handlingar.

– Vid en upphandling vill beställaren ofta att en stor andel ska utgöra fast ersättning. Då måste förfrågningsunderlaget vara kalkylerbart, anbudsgivarna måste kunna bilda sig en uppfattning om entreprenadens omfattning, vilka resurser som krävs för att utföra det och vilken kompetens som behövs. Det är förfrågningsunderlagets viktigaste uppgift, säger Per Ollas.

Specificera nyckelpersonernas kompetens

Även när det gäller att specificera anbudsgivarnas kompetens ska det vara lagom, anser Per Ollas. Vissa beställare anger väldigt detaljerat vilken utbildning och erfarenhet som krävs, ofta med hänvisning till FU:s tjänstenomenklatur. Medan andra försöker beskriva tjänsterna så noga som möjligt och låter anbudsgivaren avgöra vilka roller som bör stoppas in. Per Ollas föredrar ett mellanting:

– Jag tycker man ska styra med kompetenskrav för nyckelroller som entreprenadansvarig och arbetsledare, om dessa inte fungerar blir det nästan alltid problem i entreprenaden. Men överlåta resten till anbudsgivaren.

– Om du inte styr så mycket är det däremot jätteviktigt att du har en utvärderingsmodell där du aktivt bedömer vad leverantören föreslår. Du ska ju ha rätt kompetens, och det är en av anbudsgivarens uppgifter att hitta rätt personerna till uppdraget.

Hur mycket resurser behövs?

Avgörande är också att förfrågningsunderlaget innehåller sådan information att anbudsgivaren kan avgöra hur mycket resurser denne behöver skjuta till, eftersom det är resurser i form av människor som är mest kostnadsdrivande.

Om du är otydlig finns risk att anbuden hamnar fel.

Installationsregister ett måste

– När du handlar upp fastighetsteknik ska du lämna med ett installationsregister över vilken typ av system du har och hur många, utan att bli alltför detaljerad. Anbudsgivarna behöver också veta hur många och vilken typ av filter som ingår eftersom det påverkar kostnaderna. Om det är ett sjukhus som handlar upp är det förstås också relevant att tala om att vissa system innehåller medicinska gaser, då behövs ju specialkompetens. Däremot ska du inte skicka med drift- och underhållsinstruktioner, det blir aktuellt först när vinnaren är utsedd.

Förfrågningsunderlaget ska innehålla vad som finns, att du vill ha tillsyn, skötsel och avhjälpande underhåll, men du ska inte här tala om hur det ska göras.

Skötselytornas storlek

När upphandlingen gäller utemiljöskötsel är skötselytornas storlek den viktigaste informationen.

– Skötselytornas storlek är helt avgörande för hur mycket jobb det innebär. Dessutom ska du specificera andelen naturmark eftersom den kräver mycket mindre skötsel än gräs, rabatter och hårdgjorda ytor. För att få ett bra pris på sin entreprenad gäller det att vara tydlig med hur mycket som är lättskött. Det är också bra att specificera hur mycket som är rabatter, gräs och hårdgjorda ytor, säger Per Ollas. Däremot behöver du inte räkna antalet lyktstolpar eller antalet löpmeter staket.

– Även för invändig städning är golvytan helt central för att kunna beräkna fast ersättning och personalbehov. Städfrekvens är förstås också nödvändigt att ha med.

Beskrivning av tjänsteinnehållet

När du handlar upp förvaltning är det förstås självklart att ange antal och typ av fastigheter, antal och typ av hyresgäster men också arbetsinnehållet i sig, mängden möten och om det ska ingå underhållsplanering eller inte.

– Ju mer kvalificerade tjänster du köper desto viktigare blir beskrivningen av tjänsteinnehållet. Men mängderna är förstås fortfarande viktiga.

Avhjälpande underhåll

I avtal med fast ersättning för avhjälpande underhåll uppstår ofta konflikter mellan beställare och leverantör, orsakat av olika syn på fastighetens skick. Leverantör anser att de tar risken och tvingas betala för att fastighetsägaren inte skött sitt planerade underhåll.
Statuskontroll är ett sätt för fastighetsägarens att försöka beskriva fastighetens skick, men är svårt att översätta till arbetsinsats, anser Per Ollas. Han förordar istället att man skickar med åtgärdsstatistik från det senaste året.

Reglerbar mängd utifrån åtgärdsstatistik

– Det ger en bättre bild av arbetsinsatsen, det vill säga hur många snickare, elektriker och rörmokare som kan behövas. Men det är viktigt att statistiken omfattar ett helt år.

Dessutom bör statistiken anges som en reglerbar mängd.

– Det vill säga om det var 10 000 reparationer i fjol får anbudsgivaren lämna pris på 10 000 reparationer, och blir det fler får leverantören kompensation för det. Fördelen är både att du får jämförbara anbud och att det minskar risken för leverantören. Tyvärr finns inte alltid den statistiken och det krävs dessutom interna rapporteringsrutiner. Men det lönar sig i längden, säger Per Ollas, som också varnar för att låta priset ha för stor tyngd när leverantör ska väljas.

– I och med att det är tjänster du köper så är det viktigaste att du får en organisation att lita på, med rätt kompetens och roller.

Hans Hellberg
hans.hellberg@forvaltarforum.se

Den här intervjun är ursprungligen publicerad på forvaltarforum.se