Förvaltare – 4 råd för att inte drunkna i all information!

Hur kan all information som en förvaltare måste hantera bli mer strukturerad? Svefa ger dig fyra råd till en mer hållbar hantering vilket gör att ni inte tappar bort er på vägen mot en effektivare förvaltning.

Kanske har du försökt att ändra något i din förvaltningsorganisation för att utveckla affären, förbättra effektiviteten och servicenivån? Eller kanske har du försökt förbättra energiuppföljningen?

Vi på Svefa ser ofta att våra kunder har en god ambition, att viljan är stor och förbättringspotentialen är enorm. Ändå så blir det inte alltid så stor utväxling av de goda initiativen. Det kan vara ett antal käppar i hjulet innan förbättringen är på plats.

Nya system är inte lösningen här, inte heller nya processer.

Informationsförbistring

Den gemensamma faktorn här är informationsbrister, det är helt enkelt ingen ordning och reda på fakta och informationen som behövs för att få ut maximal effekt av alla goda idéer och initiativ.

Det saknas ofta ett enhetligt språk för de mest basala delarna i en fastighetsförvaltning, till exempel hur man benämner en yta korrekt i ett system och vem som är löpande ansvarig för den informationsdelen och varför det är en viktig arbetsuppgift.

Menar man A-temp, LOA, BOA, BRA eller BTA? Ingår ÖVA? Många olika begrepp för samma fysiska yta och som ger olika siffror i systemen.

Höga krav på framtidens förvaltare

Fastighetsförvaltning blir mer och mer komplex till sin karaktär. Det kopplas på fler komplicerade arbetsuppgifter och dagens fastighetsförvaltare måste verkligen vara en multikonstnär med bred kunskap och kompetens inom vitt skilda ansvarsområden.

Man ska behärska teknik, juridik, ekonomi, uthyrning, informationshantering, digital och fysisk ritningshantering, myndighetsbesiktningar, energifrågor, investeringskalkyler, taxering, hållbarhet, nyckeltalsanalyser och affärsutveckling. Utöver de klassiska frågorna som drift, underhåll och kundvård.

Och så tillkommer all rapportering med mer och fler parametrar varje år.

All denna komplexitet ställer höga krav på informationshanteringen i organisationen. Men där finns också lösningen för att få en mer lätthantering vardag.

Skapa ordning med frågor

För att kunna klara av en mer komplex förvaltningsvardag är Svefas råd att börja skapa ordning och reda i informationsbristerna i den dagliga förvaltningen.

Man kan ställa sig olika frågor för att sortera fram en ordning, exempelvis:

Vilka begrepp används i vardagen och vad heter det i dina system?

Vilka nya begrepp behövs framåt?

Hur har din organisation löst fastighetsförvaltarens nya ansvarsområden när det kommer till utökad hållbarhetsrapportering, uppdatering i digitala ritningssystem, klimatanpassad underhållsplanering och motsvarande ansvarsuppgifter?

Hållbar informationshantering

Det handlar alltså om att skaffa sig en hållbar syn på information i organisationen, en god informationsförvaltning. Då kommer det bli enklare att rapportera och mer korrekta fakta utan manuella extralistor.

Det är informationen som gör att du kan ta rätt beslut, styra på rätt sätt, planera långsiktigt och hållbart. Informationen är förvaltarens viktigaste tillgång och framgångsfaktor.

Viktigt med tydlighet

Branschen pratar ofta om digitalisering, AI, IoT, BIM och andra spännande begrepp. Vi menar att det måste bygga på en god hantering och förvaltning av information med tydliga begrepp, logisk struktur, god koppling till organisationens förmågor, kvalitetssäkrad och pålitlig information, dokumentation över systemsamband.

Och det kanske viktigaste av allt, tydligt ägarskap över olika delar av informationen och rutiner för ajour-hållning och städning.

Svefas tips för att lyckas med informationsprojekt

1. Skapa rutiner kring systemen, var rädd om värdet av informationen
2. Se till att rätt information finns i systemen för uppföljning av just dina verksamhetsmål
3. Fastställ en gemensam och konsekvent uppföljning som är viktig för er
4. Våga börja och ta hjälp! Ta hjälp inför de första kliven till smart informationsförvaltning. Det är en lärandeprocess och kan vara svårt att navigera rätt i början