Jernhusen

När det kommer till teknisk drift och förvaltning av fastigheter, är hög kvalitet och tillförlitlighet viktigt ur flera olika aspekter för fastighetsägare.

Det handlar om miljö, energi, säkerhet, fastighetsvärden men kanske framförallt om att kunna erbjuda en bra kundupplevelse och kundnöjdhet.

Men för en fastighetsägare som Jernhusen, som äger avancerade fastigheter som järnvägsstationer, underhållsdepåer och kombiterminaler, är den tekniska driften och förvaltningen av avgörande strategisk betydelse för bolagets utveckling.

Jernhusen äger idag cirka 149 fastigheter över hela Sverige med ett marknadsvärde på 17,7 miljarder kronor. Deras fastigheter är i huvudsak järnvägsrelaterade som järnvägsstationer, underhållsdepåer och kombiterminaler, men de har även en del kontorsfastigheter i stationsnära lägen. Jernhusen bildades vid årsskiftet 2000/2001 i samband med bolagiseringen av affärsverket Statens Järnvägar och är ett aktiebolag som ägs av svenska staten.

Det finns stora utmaningar med att hitta rätt leverantörer när man som Jernhusen har ett rikstäckande bestånd av fastigheter som är både avancerade och har höga krav på driftsäkerhet. Det kan till exempel vara svårt att få en jämn och hög kvalitet.

I samband med att de dåvarande avtalen för teknisk drift och förvaltning löpte ut och det var dags att göra en ny upphandling valde Jernhusen att ta hjälp av Svefa för att stötta organisationen i upphandlingsfasen och vid implementeringen av de nya avtalen.

Vad var det för problem som Jernhusen upplevde?

Jernhusen upplevde att de fick en ojämn kvalitet i leveransen av den tekniska driften och förvaltningen som både drev kostnader och ledde till ett internt missnöje på grund av merjobb som den bristfälliga leveransen ledde till.

Varför valde Jernhusen att ta stöd i upphandlings- och implementeringsprocessen?

Jernhusen behövde hitta en eller flera leverantörer som kunde erbjuda rikstäckande, kvalitetssäkrad teknisk drift och förvaltning men eftersom det är en stor och omfattande upphandling så är det ganska komplicerat. Jernhusen upplevde att det dels skulle vara ett alldeles för omfattande projekt för att man skulle hinna med det med interna resurser. Dessutom ställs det väldigt höga krav på att man har specifik kompetens och erfarenhet för att lyckas med en sådan upphandlingsprocess och sedan även med implementeringen.

Hur såg processen ut?

Svefa har varit med från början i projektet och hjälpt Jernhusen både i upphandlingsfasen och som beställarstöd vid implementeringen. Med vår omfattande erfarenhet och unika kompetens av upphandlingar kunde vi hjälpa Jernhusen att identifiera och tydliggöra de faktorer som är viktiga för dem. Vi kunde också strukturera upphandlingsprocessen så att både de aktörer som lämnade anbud och utvärderades och Jernhusen hade en tydlig bild av hur processen fungerade och fortskred.

Struktur och tydlighet är viktigt, speciellt då Jernhusen har mycket klara målsättningar och ambitioner med sitt hållbarhetsarbete. Jernhusen ska bland annat halvera användningen av köpt energi i fastigheterna till år 2030. De har även ett mål att bedriva hållbara affärer och för Jernhusen innebär det till exempel att minst 80 procent av deras inköp ska vara kvalitetssäkrade utifrån ett hållbarhetshänseende. Det är en av anledningarna till varför Jernhusen är så roliga att jobba med.

Dessutom valde Jernhusen att ta hjälp av Svefa i implementeringsfasen av det nya avtalet. Vi har fungerat som ett beställarstöd vilket har inneburit en trygghet för både Jernhusen och de nya leverantörerna.

Tyvärr är det ju allt för vanligt att man i en upphandlingsprocess inte löper linan ut. All kraft läggs på själva upphandlingen och avtalsskrivandet, vilket kan innebära att luften lite har tagit slut när det är dags för implementering. Det finns många exempel på bra genomförda upphandlingar där implementeringen inte fungerat.

Jernhusen kan se att de har fått en jämnare och högre kvalitet och upplever även att proaktiviteten från de valda leverantörerna är mycket högre än tidigare.

Det har varit en lång och omfattande process som inleddes 2018 med upphandlingen som tog 12 månader. Själva implementeringen tog sex månader och var klar i april 2019.

1. En bra upphandling startar med bra underlag på vad som ska upphandlas. Sätt av tid till förarbetet.
2. Vad vill vi uppnå med upphandlingen? Definiera den kvalitet som ni vill ha och önskar.
3. Gör en marknadsanalys! Vad kan marknaden erbjuda? Vilka är leverantörerna på marknaden? Är nivån på kraven rimliga?
4. Bemanna en organisation för såväl upphandlingen som för implementeringen. Beställaren bör på ett tidigt stadium utse personer i den egna organisationen som ska jobba med upphandlingen och implementeringen. Säkerställ olika kompetenser med exempelvis beställare som representerar verksamheten, miljö-, säkerhetssamordnare, jurist, ekonom etcetera.
5. Se implementeringsprocessen som ett gemensamt projekt mellan beställare och leverantör. Undvik ”Vi-och-dom” diskussioner. Gå mot det gemensamma målet.
6. Använd specialister med kompetens och erfarenhet. Svefa har den nödvändiga kompetensen, erfarenheten och nätverket. Det innebär att även de mest komplicerade upphandlingarna inte bara lyckas utan att de även implementeras framgångsrikt. Kontakta någon av våra specialister så säkerställer vi att din upphandling blir lyckosam i alla delar.