Arbetar du med utemiljöentreprenader? Kommunala förvaltningar kan nu handla upp mer effektiv utemiljöentreprenad. Aff-verktyget har utvecklats gällande utemiljö, gata, park och vinterväghållning och här ger Svefa 6 tips på bättre utemiljöupphandling.
Sverige har i år haft riktig vinter på många platser och vikten av en välpaketerad utemiljö-entreprenad har sällan varit viktigare. Det finns både en stor vinst för samhället såväl som för förvaltningen att ha bra avtal på plats, som tydligt redovisar vad som ska utföras av respektive part och till vilken kvalitet.
I Aff-verktyget finns det sedan ett par år en uppdelning av utemiljö-delen, SD, som ger möjlighet att arbeta in gata, park och vinterväghållning på allmän platsmark i strukturen under Utemiljö. Tidigare var strukturen mer inriktad på fastigheter med byggnader på, men nu finns en utvecklad version som underlättar för kommuner att handla upp.
Den nya möjligheten är inte så välkänd i alla kommuner ännu. Nedan tipsar Svefa om hur kommunala förvaltningar kan använda det utvecklade systemet för att få en effektiv utemiljö-entreprenad.
Varför använda Aff och ABFF för upphandling av utemiljö?
Många kommuner handlar idag upp drift av gata och park samt vinterväghållning med hjälp av ABT-regelverket i stället för ABFF och får därmed en entreprenad mer anpassad för projekt än för tjänster.
Tillsyn och skötsel av gata och park innehåller ju ett stort mått av repetitivt återkommande arbeten och där är strukturen i Aff överlägsen ABT-regelverket.
När nu Aff-verktyget finns utvecklat för gata och park blir det enklare att ställa just de krav som man sedan tidigare kunnat ställa för markupphandlingar inom fastighetsförvaltning.
God paketering och tydliga mallar
Som upphandlare av utemiljö så finns mycket att vinna på att ha bra, kvalitetssäkrade och genomarbetade mallar att utgå ifrån.
Svefa, som gör drygt 100 Aff-upphandlingar per år, varav många omfattar även utemiljö, har tagit fram paketerade förfrågningsunderlag som bygger på den nya strukturen för utemiljö så man har en bra grund att utgå ifrån i samband med en ny upphandling.
Förfrågningsunderlagen omfattar vinterväghållning, grönytor inklusive parker, vägar och utrustning för belysning, lekplatser, idrottsanläggningar, bostadsområden med mera. Förfrågningsunderlagen är uppdelade i en version för fastigheter och en version för gata, park och vinterväghållning. Aff Forum tagit fram skräddarsydda texter och en kodstruktur som är anpassad för respektive del.
”På Svefa har vi gjort en del sådana upphandlingar och har fått bygga ut den befintliga strukturen som tidigare var anpassad enbart för byggnader med tillhörande mark. Den nya strukturen tillsammans med de allmänna bestämmelserna, ABFF och Aff-definitionerna gör nu att Aff-systemet passar ännu bättre för den typen av avtal. Tittar vi på de avtal som idag finns för gata, park och vinterväghållning i kommunerna så bygger de ofta på ABT (allmänna bestämmelser för totalentreprenader inom bygg och anläggning) vilket inte är bra då det regelverket är gjort för projekt och inte för repetitivt återkommande arbeten som du har i tillsyn och skötselentreprenader.”
Branschen är nöjd med utvecklingen av strukturen
Svefa har sedan lanseringen genomfört ett antal upphandlingar med hjälp av den nya strukturen och har fått bra återkoppling från upphandlande myndigheter.
Framför allt är det bra att slippa ta fram nya strukturer för varje ny upphandling, nu finns en specifik kodstruktur för allmän plats-miljön och det blir jämförbart på ett effektivt sätt för både beställarna och leverantörerna.
Svefas sex tips för en framgångsrik utemiljöupphandling:
- Bestäm tidigt i processen vad målsättningen är med avtalet, högre kvalitet, lägre pris, hållbarhetskrav, eller vad det nu kan vara. Då blir tydligt hur kraven i förfrågningsunderlaget ska formuleras och hur utvärderingsmodellen ska viktas.
- Gör en ordentlig genomlysning av nuvarande entreprenad, vad har fungerat bra och mindre bra och varför, ta med den erfarenheten in i nästa upphandling.
- Ta fram tydligt underlag som beskriver objekten så det blir enkelt för anbudslämnaren att förstå omfattningen, ta hjälp att upprätta kartmaterial om så behövs!
- Se till att förstå hur branschen fungerar, vad är en lämplig paketering för att få attraktiva anbud? Bör man kanske kombinera vinter och sommar för att anbudslämnaren ska få ihop sin bemanning?
- Säkerställ att det finns en kunnig och engagerad beställarorganisation som kan avtalet och som kontrollerar och följer upp. Beställarens förmåga till uppföljning är lika viktig som leverantörens förmåga att leverera.
- Ta hjälp av rätt kompetens som kan Aff och utemiljöupphandlingar! Vi ser många fall av misslyckade entreprenader och ofta är det beroende på att någon av punkterna ovan inte är ordentligt hanterade. Hjälp i rätt tid innebär ofta färre problem under själva entreprenadtiden.
Behöver du hjälp eller rådgivning avseende upphandlingar?
Vill du veta mer om våra tjänster inom upphandling och förvaltning?
Per Ollas Affärschef Förvaltningsrådgivning
Affärschef Upphandlingsstöd
Per har drygt 30 års erfarenhet inom fastighets- och FM-branschen. Han har arbetat brett med större komplexa upphandlingar och outsourcingar och specialiserat sig inom upphandlingar inom entreprenadjuridik med upphandlingsregelverken Aff, AB, ABT och ABK. Per håller utbildningar och föreläsningar inom dessa ämnen och anlitas ofta som specialist vid tvister eftersom han är ledande expert på Aff och har varit aktiv i utvecklandet av systemet sedan 2006.
Per har också en lång erfarenhet av att arbeta med organisationsutveckling, kalkylering, nyckeltal, personaldimensionering o d inom fastighetsföretagande och FM. Per har också en bakgrund att arbetat med utveckling och marknadsföring av drift- och underhållssystem samt genomfört analyser av affärskritiska fastighetssystem. Han har även arbetat med stadsutveckling inom ramen för fastighetsägande med inriktning mot ombyggnad, brottsförebyggande åtgärder, ombildning till bostadsrätt, arbete mot olaga andrahandsuthyrning, information och sociala insatser.
Per är affärschef och ansvarar för Upphandlingsstöd, den enhet inom Förvaltningsrådgivning som främst genomför upphandlingar inom Aff, AB, ABT och ABK men som också har kompetens inom kalkylering, personaldimensionering o d.
Här kan du läsa mer av och med Per:
Henrik Engqvist Affärsschef Förvaltningsstöd
Affärschef Förvaltningsstöd, Svefa Förvaltningsrådgivning
Utbildning
Civilekonom
Henrik har drygt 15 års erfarenhet inom fastighetsbranschen från både leverantörs-, beställar- och konsultsidan. Han har tidigare bland annat arbetat med försäljning, implementering- och affärsutveckling av komplexa FM-, drift- och förvaltningsentreprenader mot både privat och offentlig sektor. Henrik har ansvarat för nationella samverkansprojekt inom fastighetsanknutna IT-stöd, lokalförsörjningsplaner och förvaltningsprocesser.
Henrik Engqvist är Seniorrådgivare och projektledare i uppdrag som rör organisationsutveckling, förvaltnings– och entreprenadstrategier, beställar– och implementeringsstöd samt lokalförsörjning.
Läs mer om Henrik:
Sara Jacobsson Affärsområdeschef Förvaltningsrådgivning och Hållbarhetsansvarig
Sara Jacobsson Affärsområdeschef Förvaltningsrådgivning och Hållbarhetsansvarig
Utbildning
Civilingenjör Lantmäteri KTH
Sara Jacobsson är Affärsområdeschef för Svefa Förvaltningsrådgivning som arbetar med strategisk rådgivning inom förvaltningsrelaterade frågor för fastighetsägande bolag och organisationer. Förvaltningsrådgivning omfattar allt från övergripande strategiska organisatoriska frågor till mindre upphandlingsutmaningar och alltid med fokus på digitala och hållbara lösningar och ökat värde för kunden.
Intressant och matnyttigt från Svefa Förvaltningsrådgivning
